Загальний відділ
Начальник відділу: КУЗНЄЦОВА Світлана Анатоліївна
Основні завдання та функції:
- Документування діяльності міської ради та виконавчого комітету.
- Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у міській раді та виконавчому комітеті відповідно до чинних правил.
- Ведення обліку документів з грифом «Для службового користування» в апараті міської ради та виконавчому комітеті.
- Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської
- ради.
- Участь у розробленні нормативно-правових актів.
- Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання документів у міській раді та виконавчому комітеті. Інформування міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами міської ради та виконавчого комітету.
- Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства відділам, службам міської ради та виконавчого комітету.
- Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції відділу.
- Організація передачі та прийому інформації за допомогою наявних каналів електронного зв’язку, в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
- Ведення архівної справи у виконавчому комітеті міської ради.
- Здійснює прийом, реєстрацію, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук вхідних документів, зовнішньої електронної кореспонденції (в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
- Попередньо розглядає, відбирає документи для передачі керівництву міської ради та виконавчого комітету, структурним підрозділам, після письмової резолюції забезпечує доведення доручення до безпосереднього виконавця.
- Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у міській раді та виконавчому комітеті.
- Здійснює реєстрацію вихідних документів, відправлення вихідної кореспонденції, в т.ч. електронним зв’язком та через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
- Здійснює прийом, реєстрацію, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук звернень, заяв (скарг) громадян, контролює їх своєчасний розгляд та проходження.
- Здійснює реєстрацію відповідей на звернення, заяви (скарги) громадян їх відправлення, в т.ч. електронним зв’язком.
- Здійснює прийом, реєстрацію, передачу за призначенням, зберігання запитів на інформацію, контролює терміни їх виконання та відправлення.
- Забезпечує належну організацію особистого прийому громадян міським головою.
- Веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», а також контролює дотримання вимог роботи з такою кореспонденцією.
- Веде інформаційно-довідкову роботу з документами.
- Розробляє Інструкцію з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті.
- Розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
- Здійснює складання протоколів засідань виконавчого комітету та нарад, які проводить керівництво міської ради та виконавчого комітету.
- Складає зведену номенклатуру справ міської ради та виконавчого комітету міської ради.
- Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ районної державної адміністрації.
- Виконує інші функції, що пов’язані із покладеними на відділ завданнями
