Загальний відділ
Начальник відділу:
Основні завдання та функції:
- Документаційне забезпечення діяльності міськвиконкому.
- Організація діловодства в апараті міськвиконкому.
- Ведення архівної справи в апараті міськвиконкому.
- Здійснення контролю за строками проходження службових документів.
- Робота зі зверненнями громадян.
- Інформування міського голови, його заступників та керуючого справами виконавчого комітету з питань, що стосуються роботи загального відділу.
- Здійснює прийом, реєстрацію, облік, зберігання вхідної та вихідної кореспонденції; видачу інформації стосовно документів; передає за призначенням вхідну кореспонденцію; веде реєстраційні журнали.
- Готує проекти розпорядчих документів міського голови, контроль за якістю, правильністю та своєчасністю їх підготовки.
- Забезпечує оформлення розпорядчих документів міського голови та їх зберігання.
- Здійснює контроль за якістю й правильністю підготовки та оформлення вихідних документів у міськвиконкомі, узагальнює й аналізує відомості з документообігу.
- Здійснює реєстрацію, друкування і розмноження розпоряджень міського голови та рішень міськвиконкому, забезпечує своєчасне доведення їх до керівників відповідних відділів міськвиконкому, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки з прийнятих рішень та розпоряджень міського голови.
- Забезпечує контроль за строками виконання документів органів влади вищого рівня, а також інших службових документів, що підлягають контролю.
- Здійснює складання протоколів засідань виконавчого комітету та нарад, які проводить міський голова та забезпечує їх зберігання.
- Складає зведену номенклатуру справ виконкому, готує справи до здачі в архівний відділ Глобинської райдержадміністрації.
- Забезпечує культуру діловодства, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників міськвиконкому, які займаються діловодством.
- Розробляє й вносить на розгляд виконавчого комітету проекти інструкцій з питань діловодства у виконкомі міської ради.
- 3а дорученням міського голови вивчає у відділах міськвиконкому стан організації діловодства.
- Забезпечує своєчасний розгляд заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли на розгляд виконкому.
- Забезпечує належну організацію особистого прийому громадян міським головою.
- За потребою готує та подає міському голові звіти про факти порушення виконавчої дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян посадовими особами місцевого самоврядування.
- Готує матеріали до розгляду на засіданнях виконавчого комітету, що віднесені до компетенції загального відділу.
- Вносить пропозиції до проектів планів роботи, заходів міськвиконкому з питань, що належать до компетенції загального відділу.
- Надає організаційно-методичну допомогу в роботі з документами та зверненнями громадян відділам міськвиконкому.
